Verfahren

Bei der Annahme von Drittmitteln sind künftig zwei Verfahrensweisen vorgesehen, die davon abhängig sind, ob öffentliche oder private Mittel eingeworben werden (siehe Punkte 2.1.2. ff und 2.2.2. ff der Verwaltungsvorschriften zu den Drittmittel-richtlinien - VV-DMRL - ) Öffentliche Drittmittel sind Zuwendungen und Aufträge öffentlich rechtlicher Einrichtungen sowie Drittmittel, die direkt oder indirekt Mitteln der öffentlichen Hand entstammen. Zu den indirekt der öffentlichen Hand entstammenden Drittmitteln gehören alle Mittel, die dem Drittmittelgeber unmittelbar von öffentlichen Einrichtungen zur Erfüllung gemeinsamer Zwecke zugewendet werden. Für den Bereich der öffentlichen Drittmittel brauchen Sie das Formular "Anzeige von Zuwendungen und Forschungsaufträgen Dritter" nur auf der ersten Seite auszufüllen.

Private Mittel sind alle anderen Zuwendungen und Aufträge. Hier ist künftig eine Prüfung hinsichtlich der Mitwirkung des Einwerbenden an den Beschaffungsvorgängen der Produkte oder Dienstleistungen des Drittmittelgebers vorgesehen. Für den Bereich der privaten Drittmittel müssen Sie das Formular "Anzeige von Zuwendungen und Forschungsaufträgen Dritter" vollständig ausfüllen.

Bitte fügen Sie schriftliche Informationen (z.B. Vertragsentwurf) dem Formular bei. Sobald die Prüfung der Unterlagen durch die Koordinationsstelle positiv verlaufen ist, werden Vertrag oder Bescheid von der Kanzlerin unterschrieben bzw. angenommen.

Nur die Kanzlerin ist berechtigt, mit Wirkung für die Universität Mannheim Projekte und Drittmittel anzunehmen.

Für jedes Projekt wird ein Konto bei der Universität Mannheim eingerichtet. Die Ein- und Ausgaben werden im Staatshaushaltsplan nachgewiesen. Mittel Dritter dürfen auch künftig für Zwecke von Forschung und Lehre, Zuwendungen Dritter für sonstige Zwecke nur zur Förderung der sonstigen den Universitäten nach § 3 UG obliegenden Aufgaben verwendet werden.

 

Zuwendungsbestätigungen (Spendenbescheinigungen)

Die Universität darf nur Bestätigungen für Zuwendungen zu wissenschaftlichen Zwecken ausstellen. Unter wissenschaftlichem Zweck ist steuerrechtlich die Förderung der Forschung und / oder der Lehre - ohne Gegenleistung - zu verstehen. Für Mittel und Leistungen, die für die Durchführung eines Forschungsauftrages erbracht werden, dürfen keine Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden. Für die Prüfung, ob die Voraussetzung für die Ausstellung einer Spendenbescheinigung vorliegt sowie für die Ausstellung derselben ist ausschließlich die Haushaltsabteilung zuständig. Für nähere Informationen besuchen Sie bitte die Homepage der Universität Mannheim unter "Verwaltung - Beschaffung - Weitere Themen".

 

Beschaffungen

Auch für Drittmittelprojekte besteht weiterhin die Möglichkeit der dezentralen Beschaffung. Geringwertige Wirtschaftsgüter - GWG - (d.h. selbständig nutzbare bewegliche Güter mit einem Stückpreis bis einschließlich 409 EURO ohne MWSt.) können von den wissenschaftlichen und dezentralen Einrichtungen in eigener Verantwortung beschafft und inventarisiert werden. Der Auftragswert (planbarer Bedarf) der dezentralen Beschaffung darf hierbei jedoch insgesamt 2.557 EURO brutto nicht überschreiten. Wie die geringwertigen Wirtschaftsgüter ist auch das Verbrauchsmaterial sowie das nachträglich benötigte Zubehör zu behandeln. Voraussetzung für die dezentrale Beschaffung ist, dass die Produktvorgaben und Empfehlungen der zentralen Beschaffungsstelle (ZBS) bei der Auftragserteilung beachtet werden. Soweit keine Vorgaben der ZBS gegeben sind, müssen der Vergabeentscheidung grundsätzlich insgesamt drei vergleichbare Angebote zu Grunde liegen. Die Teilnahme an der dezentralen Beschaffung erfolgt auf freiwilliger Basis. Die Einrichtungen des Hauses können selbstverständlich auch Beschaffungen unterhalb der 409 EURO-Grenze von der ZBS durchführen lassen. Nähere Informationen zum Beschaffungs- und Inventarisierungsverfahren können Sie auf der Homepage der Universität Mannheim erhalten: "Verwaltung - Beschaffung".

 

Anordnungsbefugnis für Auszahlungen im Beschaffungsbereich (für die geringfügigen Wirtschaftsgüter bis 409 EURO netto s.o.)

Voraussetzung für die dezentrale Beschaffung ist die Übertragung einer auf das jeweilige Sachaversum beschränkten Anordnungsbefugnis zur direkten Anweisung der Rechnungen an die Universitätskasse. Die Erteilung der Anordnungsbefugnis ist formgebunden und muss aus haushaltsrechtlichen Gründen auf den unbedingt notwendigen Personenkreis (Lehrstuhlinhaber, Institutsleiter, wissenschaftliche Mitarbeiter etc.) beschränkt bleiben. Der Anordnungsbefugte übernimmt mit der Unterzeichnung der Zahlungsanordnung im wesentlichen die Verantwortung dafür, dass

  • in der förmlichen Zahlungsanforderung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind,
  • die Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit in der förmlichen Zahlungsanordnung von den dazu befugten Bediensteten abgegeben worden ist,
  • Haushaltsmittel zur Verfügung stehen und bei der angegebenen Buchungsstelle verausgabt werden dürfen.

Beantragung der Anordnungsbefugnis im Rahmen der dezentralen Beschaffung sowie der Wegfall der Anordnungsbefugnis oder Änderungen (z.B. bei einem Mitarbeiterwechsel) sind der Universitätskasse über die Haushaltsabteilung mitzuteilen. Die entsprechenden Vordrucke finden Sie als Anlage diesem Schreiben beigefügt. Ebenfalls finden Sie diese unter der Homepage der Universität Mannheim "Verwaltung - Haushalt - Formulare".

 

Fördervereine

Fördervereine können Drittmittelgeber sein. Soweit sie (oder ähnliche Vereinigungen) Drittmittel oder sonstige Zuwendungen bereitstellen, gelten die Drittmittelrichtlinien uneingeschränkt. Eingehende Regelungen zu allen einschlägigen Themenkreisen entnehmen Sie bitten den Drittmittelrichtlinien, den Verwaltungsvorschriften zu den Drittmittelrichtlinien und den Hinweisen zu den Verwaltungsvorschriften.