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Veranstaltung von Tagungen oder Workshops außerhalb der Universität bzw. Kloster Bronnbach

Veranstaltung von Tagungen oder Workshops außerhalb der Universität bzw. Kloster Bronnbach

Sämtliche Tagungen, Workshops o.ä. haben grundsätzlich in den Räumlichenkeiten der Universität Mannheim stattzufinden!

Falls dies nicht möglich ist, kann die Veranstaltung in begründeten Fällen im Kloster Bronnbach stattfinden. Dann sind zusätzlich zum Dienstreiseantrag folgende Unterlagen einzureichen:

- Tagungs-/Workshop-Programm

- Begründung, warum die Veranstaltung nicht in der Universität Mannheim stattfindet

- Liste aller Teilnehmer, mit einer Begründung für die Teilnahme von Externen

Nur in besonders gelagerten Fällen können Tagungen, Workshops o.ä. außerhalb der Universität Mannheim und außerhalb des Klosters Bronnbach veranstaltet werden. In diesen Fällen sind zusätzlich zum Dienstreiseantrag die folgenden Unterlagen einzureichen:

- Tagungs-/Workshop-Programm

- 3 Vergleichsangebote für einen Tagungsraum bzw. Unterkunft

- Begründung, warum die Veranstaltung außerhalb der Universität Mannheim stattfindet

- Liste aller Teilnehmer, mit einer Begründung für die Teilnahme von Externen

- Aufstellung der geplanten Finanzierung

Bitte schicken Sie diese Unterlagen vor der Buchung eines Tagungsraums bzw. entsprechender Unterkünfte an die Reisekostenabteilung zur Prüfung. Gerne können Sie dazu im Vorfeld Kontakt zur Reisekostenabteilung aufnehmen.

Nach positiv erfolgter Prüfung der Unterlagen durch die Reisekostenabteilung empfehlen wir, bei der Abrechnung darauf zu achten, dass Sie von der Tagungsstätte eine Rechnung erhalten, in der evtl. Verpflegungskosten in der Tagungs-/Übernachtungspauschale enthalten bzw. als Gesamtbetrag ausgewiesen sind, da ansonsten aufgrund der rechtlichen Vorgaben eine Kürzung um die Verpflegungskosten erfolgen muss.

 

Stand: 12.05.2016