Dienstreisen - Abwicklung

Zuständiges Reisebüro für Dienstreisen an der Universität Mannheim ist:

FCm DER Travel Solutions, Markircher Str. 14-16, 68229 Mannheim, Tel.: 0621/1070799, Fax: 0621/1070766, E-Mail: mannheim@de.fcm.travel. Unter der Rufnummer +49 (0) 69 / 9588 24 70 erreichen Sie den 24h-Service vom Reisebüro aus dem In- und Ausland.

Öffnungszeiten: Montag – Freitag: 08.00 - 18.00 Uhr
  
Bestellverfahren: 

Die Bahn- oder Flugtickets müssen Online beim Reisebüro bestellt werden. Die Höhe der entsprechenden Bearbeitungsgebühr durch das Reisebüro können Sie der Übersicht im Intranet entnehmen.   Nähere Fragen zur Online-Buchungsmöglichkeit beantwortet Ihnen Frau Weik (weik@verwaltung.uni-mannheim.de). Den Link, das Anmelde-Formular und Buchungshilfen zum Online-Portal finden Sie im Intranet unter https://www6.deronline.de/relaunch-bt-ibe/pages/common.login.jsf?label=uni_mhg  .
 
Abrechnungsverfahren:

Für die im Rahmen von dienstlich veranlassten Reisen beim Vertragsreisebüro der Universität Mannheim „FCm DER Travel Solutions“ Online bestellten Fahrkarten erhalten die einzelnen Einrichtungen eine Rechnung der Firma Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH. Diese Rechnung ist unter Angabe der Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums nach Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit am Lehrstuhl/Institut anzuordnen und direkt der Universitätskasse zur Auszahlung zuzuleiten. Eine Beteiligung der Personalabteilung ist nicht mehr notwendig. Zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sind Beamte des gehobenen Dienstes und Angestellte mit einer Eingruppierung ab Entgeltgruppe 9 berechtigt.

Bitte geben Sie bei der Bestellung Ihrer Reiseleistungen beim Vertragsreisebüro „DER Business Travel“ in Zukunft die zu belastendene Buchungsstelle im Onlinesystem ein. Sie erhalten dann mit der wöchentlichen Rechnung eine detaillierte Auflistung der Buchungen, sortiert nach Buchungsstellen. Damit wird Ihnen die Kontrolle der Buchungen und die Erstellung der Auszahlungsanordnungen auf den zu belastenden Konten erleichtert.

Zahlungsziel für die Rechnungen der Firma Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH sind 10 Tage. Eine schnellstmögliche Bezahlung der Rechnung ist deshalb angezeigt. Ist eine rasche Bezahlung wegen längerer Abwesenheit des/der Anordnungsbefugten nicht möglich, kann die Rechnung nach Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit durch den Lehrstuhl / das Institut in diesen Ausnahmefällen von der Reisekostenabteilung des Dezernats V angewiesen werden.

In diesem Zusammenhang wird eindringlich darauf hingewiesen, dass eine Vorleistung von Reisekosten zu Lasten von Haushalts- oder DrittmitteIn nur für Dienstreisen möglich ist. Vorfinanzierungen für private Reisen oder genehmigte Reisen ohne Kostenerstattung dürfen nicht über die Aversen der Einrichtungen geleistet werden. Die Verantwortung für die Einhaltung dieser Vorschrift obliegt den jeweiligen Institutionen.

Die Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen verbleibt weiterhin bei der Personalabteilung. Bitte achten Sie im Interesse einer korrekten und zügigen Bearbeitung der Genehmigung auf möglichst rechtzeitige Antragstellung und auf eine Begründung, die Rückfragen unnötig macht. Für die Abrechnung der Dienstreise ist eine Kopie der Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH-Rechnung, der Auszahlungsanordnung und des Lieferscheins des Reisebüros den Unterlagen beizufügen.

Die Verwaltung geht davon aus, dass durch diese Verfahrensänderungen die Erstattung Ihrer Auslagen für Dienstreisen in Zukunft schneller garantiert werden kann. Für Rückfragen steht Ihnen Frau Weik (weik@verwaltung.uni-mannheim.de) zur Verfügung.

Letzte Änderung: 12.05.2016