A 1 Bescheinigung / Kranken- bzw. Sozialversicherung während Auslandsdienstreisen

 

Notwendigkeit einer A1- bzw. Entsendebescheinigung auch für kurzfristige Dienstreisen

Hier finden Sie das Merkblatt des BMAS (Bundesministerium für Arbeit und Soziales) zur Handhabung der Bescheinigung A 1 bei kurzfristig anberaumten und kurzzeitigen Tätigkeiten im EU-Ausland, den EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie der Schweiz.

Click this link for the above mentioned information in english!

Darüber hinaus finden Sie hier das Schreiben des Finanzministerium inkl. der Informationen des LBV.

Click here for the information from the LBV in englisch!

Empfehlung der Deutschen Rentenversicherung bei Dienstreisen in die USA und China

Die Deutsche Rentenversicherung hat uns darauf hingewiesen, dass die Ausstellung von bilateralen Entsendebescheinigungen bei Dienstreisen in Vertragsstaaten (z.B. USA, China) in den jeweiligen Durchführungsvereinbarungen nicht verpflichtend geregelt sei.

Sie führt dazu aus: „Bußgeldvorschriften, wie sie in mehreren europäischen Mitgliedstaaten existieren, sind uns bei außereuropäischen Entsendungen nicht bekannt. Da Entsendebescheinigungen für außereuropäische Entsendungen auch bei rückwirkender Ausstellung volle Rechtskraft erlangen, empfehlen wir, diese Entsendebescheinigung künftig ggf. im Nachhinein zu beantragten, sofern eine Aufforderung durch ausländische Behörden erfolgt.“

Aktuelle Lage

Ab dem 1. Juli 2019 ist für alle Dienstreisen unabhängig von der Aufenthaltsdauer eine sog. A1- bzw. Entsendebescheinigung zu beantragen. Es ist verstärkt mit Kontrollen zu rechnen.

Die Dienstreisenden sind aufgrund der sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben verpflichtet, die A1- bzw. Entsendebescheinigung während ihres gesamten Auslandsaufenthalts bei sich zu tragen. Kann der Dienstreisende eine solche Bescheinigung bzw. eine Bestätigung der Beantragung nicht vorlegen, drohen nicht nur empfindliche Verwarnungsgelder, sondern auch Schwierigkeiten bei der Kostenübernahme im Falle einer Erkrankung oder eines Unfalls.

Verfahren

In Deutschland werden die A1- bzw. Entsendebescheinigungen i.d.R. von den gesetzlichen Krankenkassen, dem zuständigen Rentenversicherungsträger oder der Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen ausgestellt. Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) stellt die zur Beantragung erforderlichen Fragebögen sowie weitere Informationen bereit, s. https://www.dvka.de/de/arbeitgeber_arbeitnehmer/antraege_finden/antraege_finden.html.

Achtung: Die Universitäten haben bei Reisen Angestellter in einen Mitgliedstaat der EU, des EWR oder in die Schweiz zwingend das elektronische Meldeverfahren über das LBV einzuhalten!

 

Es gilt das folgende Verfahren:

A.      Dienstreisen von Angestellten in einen Mitgliedstaat der EU, des EWR oder in die Schweiz

Reichen Sie unserer Reisekostenabteilung bitte zusammen mit Ihrem Dienstreiseantrag den vollständig (!) ausgefüllten Vordruck 42103a (s. http://dezv.uni-mannheim.de/formulare/dienstreisen/, Ausfüllhinweise finden Sie hier) ein, den wir nach Prüfung an das LBV weiterleiten. Das LBV beantragt dann die erforderliche A1- bzw. Entsendebescheinigung bei der zuständigen Stelle und stellt Ihnen die individuelle Bescheinigung nach Eingang beim LBV auf dem Kundenportal zur Verfügung. Diese können Sie nach dem Login in Ihrem persönlichen LBV-Account im Posteingang abrufen. Das Original geht Ihnen per Post zu.

Mitgliedstaaten sind:

Belgien
IrlandMaltaSchweiz
Bulgarien
IslandNiederlandeSlowakei
Dänemark
ItalienNorwegenSlowenien
Deutschland
Kroatien
ÖsterreichSpanien
Estland
Lettland
PolenTschechien
Finnland
Liechentenstein
Portugal
Ungarn
Frankreich
Litauen
Rumänien
UK
Griechenland
Luxemburg
Schweden
Zypern


 

B.      Dienstreisen von Angestellten in das sonstige Ausland sowie von Beamt/innen ins Ausland

1.       Angestellte in das sonstige Ausland

Für alle sonstigen Dienstreisen benötigen wir (je nach Wahl des Landes) das entsprechende „Entsendeformular“, das auf der Internetseite der DVKA heruntergeladen werden kann (https://www.dvka.de/de/arbeitgeber_arbeitnehmer/antraege_finden/entsendung_ausland/entsendung_ins_ausland.html).

2.       Beamt/innen ins Ausland

Für alle Dienstreisen in einen Mitgliedstaat der EU, des EWR oder in die Schweiz benötigen wir das folgende „Entsendeformular“, das auf der Internetseite der DVKA heruntergeladen werden kann (https://www.dvka.de/de/arbeitgeber_arbeitnehmer/antraege_finden/beamte/beamte_1.html, Ausfüllhinweise finden Sie in der Anlage).

Für alle sonstigen Dienstreisen von Beamten benötigen wir (je nach Wahl des Landes) das entsprechende „Entsendeformular“, das auf der Internetseite der DVKA heruntergeladen werden kann (https://www.dvka.de/de/arbeitgeber_arbeitnehmer/antraege_finden/entsendung_ausland/entsendung_ins_ausland.html, Ausfüllhinweise finden Sie in der Anlage).

Reichen Sie bitte das vollständig (!) ausgefüllte Formular zusammen mit Ihrem Dienstreiseantrag bei unserer Reisekostenabteilung ein. Wir leiten es nach Prüfung an den zuständigen Sozialversicherungsträger weiter. Wir informieren Sie, sobald uns die entsprechende Bescheinigung vorliegt.

Hinweise zum Verfahren:

  • Wir bitten Sie, den Dienstreiseantrag und den ausgefüllten LBV-Vordruck bzw. das ausgefüllte Entsendeformular frühestmöglich, jedoch mindestens vier Wochen vor der Auslandsdienstreise vorzulegen, damit die rechtzeitige Beantragung der A1- bzw. Entsendebescheinigung gewährleistet werden kann. (Bei der Deutschen Rentenversicherung liegt die Bearbeitungszeit aktuell bei drei Wochen!)

 

Bitte beachten Sie:

Der Arbeitgeber muss sich verpflichten, das LBV bzw. die zuständige Stelle umgehend darüber zu informieren, wenn

-          die Entsendung nicht erfolgt,
-          der Einsatz im Beschäftigungsstaat länger als zwei Monate unterbrochen wird bzw. vorzeitig endet,
-          die entsandte Person bei einem anderen Arbeitgeber im Beschäftigungsstaat eingesetzt bzw. dorthin versetzt wird
           oder
-          die entsandte Person eine weitere Beschäftigung im Beschäftigungsstaat aufnimmt.

Ohne die entsprechende Information durch Sie kann die Reisekostenabteilung dies nicht leisten. Wir möchten Sie deshalb ausdrücklich darauf hinweisen, dass bei Auslandsdienstreisen ohne Dienstreisegenehmigung und vor allem ohne erforderliche A1- bzw. Entsendebescheinigung eine Erstattung von Kosten oder Strafen, die wegen der fehlenden oder nicht aktualisierten Reiseunterlagen entstehen, seitens der Universität Mannheim ausgeschlossen ist.


Hintergrund

Sozialversicherungsrechtlich gilt das sog. „Beschäftigungsland-“ bzw. „Territorialprinzip“. Hiernach wird grundsätzlich immer das Sozialversicherungsrecht desjenigen Landes angewendet, in dem die Beschäftigung tatsächlich ausgeübt wird. Abhängig vom Wohnort der Person oder dem Firmensitz des Arbeitsgebers kann damit eine Sozialversicherungspflicht in mehreren Ländern entstehen mit ggf. nicht geregelten Ansprüchen hieraus, sofern ein Leistungsfall eintritt.

Das europäische Sozialversicherungsabkommen VO (EG) 883/2004 sowie bilaterale Abkommen vermeiden diese Doppelzahlungen. Die A1-Bescheinigung bestätigt die sozialversicherungsrechtliche Zugehörigkeit eines Mitarbeitenden bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten in Mitgliedstaaten der EU, des europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder der Schweiz und befreit von der Anwendung des ausländischen Sozialversicherungsrechts. Gleiches gilt für die Entsendebescheinigung bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten im sonstigen Ausland.

Der Europäische Rat hat jüngst einen Vorschlag zur Änderung von EU-Vorgaben zu Geschäfts- bzw. Dienstreisen abgelehnt. Als Folge dessen entfällt die Notwendigkeit einer sog. A1-Bescheinigung für Geschäfts- bzw. Dienstreisen im Ausland vorerst nicht. Eine solche Entsendebescheinigung bleibt damit wie für sonstige Auslandsdienstreisen auch für Dienstreisen ins europäische Ausland (sog. A1-Bescheinigung) erforderlich.

Unseres Erachtens ist das hochbürokratische Verfahren mehr als überdenkenswert, weshalb wir auf eine Vereinfachung gehofft hatten. Auch die Allianz der Wissenschaftsorganisationen hat sich Anfang Juni 2019 beim Bundesinnenminister bereits für eine dringende Entbürokratisierung von Dienstreisen in der Wissenschaft ausgesprochen. Ein Ergebnis dieser Anfrage steht allerdings noch aus.

Aktuell laufen zudem Abstimmungsprozesse zwischen dem Ministerium für Finanzen Baden-Württemberg (FM) und dem Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) zum geltenden Verfahren und den benötigten Angaben. In den nächsten Wochen ist mit einem Rundschreiben des FM und ggfs. neuen Antragsformularen des LBV zu rechnen.

Uns ist bewusst, dass das gesamte Verfahren nicht nur bei uns, sondern gerade auch bei Ihnen einen überproportionalen Verwaltungsaufwand aufwirft. Im EU-Ausland kommt es jedoch bereits zu verstärkten Kontrollen. Kann keine A1-Bescheinigung vorgelegt werden, drohen empfindliche Bußgelder. Aufgrund der Brisanz des Themas möchten wir Sie deshalb in aller Ausführlichkeit auf den (jetzt) aktuellen Stand und das aktuell geltende Verfahren hinweisen.

Bitte richten Sie Fragen zur A1-Bescheinigung direkt an Ihre/n zuständige/n Sachbearbeiter/in beim LBV. Für allgemeine reisekostenrechtliche Fragen stehen Ihnen selbstverständlich gerne die Kolleginnen und Kollegen des Reisekostenteams zur Verfügung.

Wir informieren Sie, sobald sich Neuerungen ergeben.

Here you can find this inforamtion in english!

Stand: Juni 2019